Privacy verklaring


Odin hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring over ons privacybeleid, willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. 


We hebben deze pagina met zorg samengesteld. Er kunnen geen rechten aan deze publicatie worden ontleend. Odin houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • verwerking van je persoonsgegevens beperkt blijft tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
  • passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is.geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, je hier op willen wijzen en deze respecteren.


Als Odin zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onze contactpagina.


Persoonsgegevens die wij verwerken

Odin verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten en/of omdat je deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken met daarachter de reden voor verwerking:

  • naam (voorletters, voornaam, tussenvoegsel, achternaam): correspondentie, leveringen
  • bedrijfsnaam: correspondentie, leveringen
  • adres(sen) (straat, postcode, plaats): correspondentie, leveringen
  • e-mailadres (privé en/of zakelijk): correspondentie, log-in webwinkels
  • IBAN, bic/swiftcode: facturatie
  • telefoonnummer(s) (mobiel, vast, zakelijk, doorkiesnummer): correspondentie
  • foto: ledenpas t.b.v. identificatie aan de kassa voor het verkrijgen van ledenvoordeel, punten sparen
  • aanhef (mevr./dhr./-): correspondentie
  • actuele en historische inschrijvingen: registratie lidmaatschap Coöperatie, punten sparen, groente- en fruitabonementen 
  • facturen, afleverbonnen en vrachtbrieven
  • log-in codes: gebruikersnaam, rol, acceptatiedatum


Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Odin verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • lidmaatschap Coöperatie Odin ua
  • om goederen en diensten te leveren
  • je te kunnen bellen of e-mailen indien nodig voor uitvoering van dienstverlening
  • je de mogelijkheid te bieden een account aan te maken
  • je de mogelijkheid te bieden deel te nemen aan voorraadfonds, fusiefonds of punten sparen
  • je te informeren over (wijzigingen van) onze diensten en producten per e-mail of post
  • het afhandelen van je betaling
  • verzenden van onze nieuwsbrief (enkel als je jezelf met een e-mailadres hebt aangemeld) en/of reclamematerialen (in dit laatste zijn we zeer terughoudend)
  • Odin verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze belastingaangifte
  • inschrijvingen voor activiteiten en evenementen zoals cursussen, workshops, ledenavonden, excursies e.d.


Gebruikte systemen en software

Odin gebruikt de volgende computerprogramma's of –systemen voor de verwerking van klantgegevens:

  • erp-systeem: verwerking van alle administratie rondom het inplannen, verwerken, factureren van producten (webshops, groothandel, productie e.d.) en diensten (logistiek e.d.)
  • kassa-systeem: verwerking van alle administratie rondom kassatransacties, betalingen, facturatie, lidmaatschap, punten sparen, ledenvoordeel, boodschappentegoed en circulair geld
  • cms-systeem: contactopname via onze website en verwerking van aanmeldingen coöperatielidmaatschap en fusiefonds
  • Open Office en Microsoft Office: uitvoering administratieve taken
  • Magento: verwerking van bestellingen in de webwinkels, punten sparen, boodschappentegoed
  • Mailchimp: mailings aan leden, klanten, leveranciers en overige partners
  • Monkeysurvey: enquêtes voor leden, klanten, leveranciers en overige partners


Delen van persoonsgegevens met derden

Wij zullen de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Zoals hierboven aangeven werken we met systemen en software van derden. Met deze organisaties sluiten wij een Verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. Odin blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.


Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger Voor het gebruik van onze webwinkels en de daaraan verbonden levering van goederen en diensten, hanteren wij een minimum leeftijd van 18 jaar.

Bewaartermijn

Odin bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.


Beveiliging
Odin neemt de bescherming van je gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Meer details over de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen kunnen worden opgevraagd en zijn tevens te vinden in onze verwerkersovereenkomst. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.


Rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke we van je hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heb je het recht de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen je logischerwijs vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.


Nieuwsbrief 

Via onze nieuwsbrief informeren we je over belangrijke ontwikkelingen, updates, producten, recepten, evenementen, activiteiten, e.d. Je ontvangt de nieuwsbrief als je jezelf hebt aangemeld via onze websites en/of webwinkels. Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee je kunt afmelden.


Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld je voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Functionele cookies hebben een functionele rol binnen een website. Bijvoorbeeld een winkelwagentje bewaren, een log-in onthouden of vastleggen dat een andere cookie wel of niet mag worden geplaatst.


Google Analytics

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de "Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Met deze informatie kunnen wij de website verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Je IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de Safe Harbor principles en is aangesloten bij het Safe Harbor-programma van het Amerikaanse Ministerie van Handel. Dit houdt in dat er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens.


Geautomatiseerde besluitvorming

Odin neemt geen besluiten op basis van geautomatiseerde verwerkingen over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Hiermee wordt verwezen naar besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.


Beeld- en geluidsopnames
Indien je telefonisch contact met ons opneemt of andersom, zullen er geen beeld- en geluidsopnamen gemaakt worden. In onze winkels en distributiecentra hebben we op diverse plaatsen bewakingscamera's geïnstalleerd. Ook op deze data en de bewaring daarvan is deze privacyverklaring van toepassing.


Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens vragen we je hierover met ons contact op te nemen. Kom je hier niet met ons uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Contact

Als je naar aanleiding van ons privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt neem dan contact met ons op.